La préparation de copie pour l’édition financière : une étape essentielle de la production d’un rapport

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La préparation de copie pour l’édition financière : une étape essentielle de la production d’un rapport

768 369 Nellie Tournaud

La préparation de copie pour l’édition financière garantit en grande partie la qualité globale d’un rapport annuel ou d’un document de référence publié par une entreprise.

Étape essentielle de la chaîne de production éditoriale, elle est assurée par des préparateurs de copie ou des secrétaires de rédaction spécialisés aux compétences techniques confirmées. Publier un rapport financier est-il obligatoire ? Quelle est la différence entre un rapport annuel et un document de référence ? En quoi consiste exactement la préparation de copie d’un tel rapport ?

Édition financière : pourquoi publier un rapport ?

Pour pouvoir faire appel aux investisseurs financiers, les entreprises cotées ont l’obligation de donner une image exacte, précise et sincère de leur situation financière. Elles doivent ainsi publier toute information significative susceptible d’avoir un impact sur le cours de bourse.

L’Autorité des marchés financiers (AMF) distingue, dans son obligation d’information des émetteurs et des investisseurs, l’information périodique et l’information permanente des sociétés cotées.

L’information périodique est diffusée auprès de l’AMF et du public à l’occasion des résultats annuels, semestriels ou trimestriels, ou encore à l’occasion de l’AG des actionnaires. Il s’agit essentiellement :

  • du rapport financier annuel ;
  • du rapport financier semestriel ;
  • du rapport financier trimestriel (non obligatoire) ;
  • du compte rendu d’AG des actionnaires.

L’information permanente se situe à côté de cette information périodique. C’est la société qui décide de quand et comment elle communique, pourvu qu’elle satisfasse aux exigences de transparence du marché.

Le rapport annuel

Les émetteurs (nom donné à une société qui émet des titres financiers – actions ou obligations) sont tenus de publier et de déposer auprès de l’AMF un rapport financier annuel dans les quatre mois suivant la clôture de l’exercice.

Le rapport financier annuel doit comprendre les éléments suivants :

  • les comptes annuels complets (i.e. comptes sociaux) ;
  • les comptes consolidés, le cas échéant ;
  • un rapport de gestion ;
  • une déclaration des personnes physiques qui assument la responsabilité du rapport financier annuel ;
  • le rapport des Commissaires aux comptes ou des contrôleurs légaux ou statutaires sur les comptes annuels et les comptes consolidés.

Le document de référence

Il contient l’ensemble des données juridiques, économiques et comptables requises par la réglementation européenne et française, et permet de faciliter les opérations financières sur le marché. Il constitue une source de renseignements très complète sur la société qui l’élabore. Enregistré ou déposé auprès de l’AMF, ce document fait l’objet d’un contrôle par l’AMF, notamment en cas d’opération financière.

L’établissement d’un document de référence est facultatif. Cependant, en pratique, la plupart des émetteurs en établissent un. Sa préparation est un exercice difficile, en raison du volume important d’informations à fournir et de la multiplicité des sources réglementaires. Elle nécessite la mobilisation de plusieurs fonctions au sein de l’entreprise.

La préparation de copie pour l’édition financière : de quoi s’agit-il ?

Première étape de la production concernant des documents à très forte pagination, la préparation de copie est effectuée par un préparateur de copie (ou SR spécialisé) sous Word avec utilisation de Prolexis (ou autre logiciel de correction). Cette opération vous garantit une correction des textes sur le plan orthographique et grammatical, une hiérarchisation des titres, sous-titres, intertitres, l’application d’une feuille de style confiée par vos soins et une préparation très avancée du document avant l’étape de mise en page et maquettage qui sera effectuée par un maquettiste spécialisé en édition financière.

Cette étape permet aussi l’application d’un lexique « maison » remis par vos soins et constituant vos choix éditoriaux propres. Un soin particulier est apporté à l’harmonisation de l’écriture des nombres, des abréviations, des symboles et des sigles.

Les tableaux, souvent en très grand nombre dans un rapport financier, sont préparés avec des techniques de nettoyage spécifiques. Cela assure leur parfaite harmonisation dans tout le document et garantit que tous les chiffres sont présents et correctement typographiés selon la langue choisie.

Quelle différence entre préparation de copie et relecture d’un rapport financier ?

La préparation de copie est la première étape « technique » de la production. Elle est effectuée sur textes bruts (Word et Excel), dès la validation des textes en provenance des différents services de l’entreprise concernée. Elle consiste ainsi à rassembler en un seul document Word, qui sera harmonisé, de multiples textes et tableaux émanant des différents services de l’entreprise. Elle permet de garantir, en grande partie, la qualité globale du rapport. Elle peut être comparée à une étape de secrétariat de rédaction (SR) classique sur textes bruts pour d’autres types de publications.

En raison de la complexité de production d’un document de référence ou d’un rapport annuel d’entreprise – sur le plan éditorial, technique et graphique – et aussi parce que de nombreux contributeurs interviennent, à différentes étapes de l’avancement du rapport, il sera indispensable de procéder ensuite à une ultime étape de relecture et correction. Cette relecture finale sera effectuée après l’étape de mise en page par le maquettiste, sur pages montées. Elle permettra de s’assurer qu’aucune coquille, faute de frappe ou d’orthographe, ou autre erreur de typographie ne demeure, de vérifier la cohérence de la maquette, de contrôler les légendes des schémas et divers tableaux. Elle vous garantira la qualité finale de votre rapport financier avant son impression et sa publication.

Pour en savoir davantage sur les prestations de préparation de copie ou de relecture finale proposée : rendez-vous sur cette page.